Jobid=fcf53b0e5015 (0.1001)
Ben jij een organisatorisch talent die overzicht bewaart, vooruitdenkt, verbanden ziet en proactief, zorgvuldig en zelfstandig werkt? Wil je bijdragen aan de ontwikkeling van professioneel zeggenschap én managementondersteuning bieden binnen het bedrijfsbureau? Dan is deze functie iets voor jou!
Jouw rol in ons team
Als managementassistent heb je een organisatie brede functie met een belangrijke en tevens grootste rol binnen het Stafconvent en aanvullend managementondersteuning binnen het Bedrijfsbureau. Je werkt in een dynamische omgeving, schakelt gemakkelijk tussen onderwerpen en weet wat er speelt bij verschillende teams en vakgroepen. Je bewaakt overzicht, agendeert prioriteiten en zorgt dat processen soepel verlopen.
Je bent een centrale schakel voor het bestuur van het Stafconvent. Je ondersteunt bij de organisatie en voorbereiding van overleggen, zorgt voor tijdige stukken, notuleert en bewaakt de opvolging. Je legt proactief verbinding tussen thema’s, vakgroepen en het management en signaleert wanneer vraagstukken op een ander niveau besproken moeten worden. Je werkzaamheden binnen het Stafconvent zijn onder andere:
- Voorbereiden (waaronder het verzamelen van -digitale- vergaderstukken) plannen en organiseren van overleggen en bijeenkomsten;
- Notuleren, bewaken van actiepunten en deadlines;
- Plannen en coördineren van agenda’s, vergaderingen en evenementen voor het Stafconvent en voor de afstemming met het managementteam. Je beheert hierbij de complexe agenda’s van de vijf bestuursleden, bewaakt de samenhang tussen afspraken en zorgt dat iedereen op het juiste moment over de juiste informatie beschikt;
- Diverse administratieve taken, waaronder het opstellen en beheren van agenda’s, beleidsstukken en correspondentie;
- Ondersteunen van de communicatie tussen het Stafconvent en de vakgroepen. Je bewaakt daarbij het overzicht over lopende projecten en vraagstukken, signaleert welke onderwerpen waar thuishoren en zorgt ervoor dat ze tijdig bij de juiste vakgroepen worden geagendeerd;
- Ondersteunen van de samenwerking en communicatie tussen het Stafconvent, het managementteam en de directie. Je houdt zicht op lopende dossiers en kwesties, denkt mee over welke gremia betrokken moeten worden en organiseert dat deze onderwerpen op de juiste plek worden besproken;
- Overzicht creëren en prioriteiten stellen;
- Actief meedenken over verbetering van werkprocessen en samenwerking en hierin initiatief nemen;
- Actueel houden van de Esprianetpagina.
Naast je rol binnen het Stafconvent bied je managementondersteuning buiten dit domein aan collega’s binnen (of direct betrokken bij) het Bedrijfsbureau. Hierbij kun je denken aan de afdeling Zorgverkoop, Business control, Zorgadministratie, Klachtenfunctionarissen etc.
Omdat deze afwisselende en veelzijdige functie nog in ontwikkeling is, worden taken en verantwoordelijkheden gaandeweg verder aangescherpt. Je hebt dus ruimte om mee te bouwen en mee te denken, om zo de invulling van deze ondersteuningsstructuur verder vorm te geven.
Hier herken jij jezelf in
Je bent een geboren regelaar met uitstekende organisatorische vaardigheden. Je werkt nauwkeurig, bent servicegericht en schakelt moeiteloos tussen onderwerpen. Je neemt initiatief, denkt vooruit en voelt goed aan wanneer iets aandacht nodig heeft. Verder:
- Ben je digitaal vaardig en werk je gemakkelijk met Microsoft 365;
- Vind je het leuk om werkprocessen te verbeteren en samenwerking te versterken;
- Werk je zelfstandig, overzichtelijk en zorgvuldig;
- Ben je leergierig en hou je van een functie die nog verder groeit en ontwikkelt.
Waarom jij hier op je plek bent
Het Stafconvent is een jonge en groeiende samenwerking binnen GGZ Drenthe, waarin professionals uit zes vakgroepen samen werken aan versterking van professioneel zeggenschap. Het bestaat uit:
- Psychologie;
- Verpleegkunde;
- Social Work;
- Ervaringsdeskundigheid;
- Systeemtherapie;
- Vereniging Medische Staf (VMS).
Het dagelijks bestuur bestaat uit vijf betrokken professionals uit deze groep. Er wordt wekelijks vergaderd met elkaar en met het managementteam. Eens per vier weken komt het volledige Stafconvent bijeen. Daarnaast zijn er periodieke overleggen met de directie.
Je werkt in een omgeving waarin eigenaarschap, samenwerking, innovatie en kwaliteit van zorg centraal staan. We zetten ons elke dag in voor herstel en kwaliteit van leven, samen met patiënten, naasten en samenwerkingspartners. En je krijgt de kans om mee te bouwen aan een functie die impact heeft op meerdere onderdelen van de organisatie.
Binnen het Stafconvent brengen we de expertise van verschillende disciplines samen en werken we aan het versterken van professioneel zeggenschap binnen de organisatie. Jouw ideeën om het Stafconvent verder te ontwikkelen zijn daarbij meer dan welkom.
Wij zien jou
We bieden je een aantrekkelijke veelzijdige nieuwe functie met ruimte voor ontwikkeling en hebben aandacht voor jouw vitaliteit, bevlogenheid en werkplezier. Je kunt rekenen op:
- Salariëring volgens cao GGZ, inschaling in FWG 40 passend bij de functie van managementassistent;
- Een aanstelling van 24 uur. Zoals aangegeven betreft het een nieuwe functie, wat betekent dat we na een jaar evalueren over de uren en inschaling;
- Een eindejaarsuitkering van 8,33% van het jaarsalaris, balansbudget, scholings- en ontwikkelmogelijkheden, een goed pensioen bij pensioenfonds PFZW en een account bij Fisc Free en GoodHabitz.
Enthousiast?
Ben jij na het lezen van deze vacature enthousiast geworden? Solliciteer dan via de sollicitatieknop. We ontvangen graag je cv en motivatiebrief. Wil je er graag nog meer over weten, neem dan contact op met één van ons;
- Eva Persoon, voorzitter Stafconvent: 06 – 82 73 90 89;
- Jolanda Dokter, waarnemend vicevoorzitter Stafconvent: 06 – 46 64 45 29;
- Jorien Verbree, teammanager Bedrijfsbureau: 06 – 21 85 54 28.
Omdat we streven naar een snelle invulling van de vacature, kun je reageren tot 10 april en gaan we daarna zo snel mogelijk met geschikte kandidaten in gesprek. We kijken ernaar uit je te verwelkomen binnen ons team!
Deel deze vacature: